Planejamento financeiro

Publicação 014

Voltando a falar da publicação da semana passada sobre fluxo de caixa vou demonstar uma estrutura que é util para controlar custos de forma organizada que com auxílio de um item comentado esta semana na Publicação 012 (Diagrama de Pareto) podemos visualizar nossas finanças.

Primeiramente nosso mecanismos deve possibilitar criarmos grupos de custos que devem ser utilizadas da forma macro sobre os demais, conforme demostro abaixo:

A utilização de grupos facilita uma visualização macro dos custos identificando onde nossos custos são mais elevados.

Porém precisamos detalhar mais, e assim criaremos classes abaixo dos grupos:

Assim podemos incrementar nossa visualização em mais um nível podemos incrementar mais nossa árvore dependendo do nível de detalhe que gostariamos de trabalhar.

Abaixo da ultima sub-classe inicamos o lançamento de nossos custos, supondo que tenhamos um lançamento de abastecimento do carro Fiesta Placa XXX-9999 no valor de R$ 30,00 em 13/05/2011 no posto conveniado Y.

Teremos os seguintes passos:

1° Selecionamos o grupo do lançamento

                        Combustíveis

2° Selecionamos a classe

                        Como a nota imaginária refere-se a um abastecimento de veículo, selecionamos Veículos

3° Lançamento

                        Lançamos os dados da nota

Nosso resultado será algo como a tabela abaixo.

Saídas
Grupo	Classe	Data	Motivo	Valor	Nota
Combustíveis	Veículos	13/5/2011	Abastecimento Fiesta XXX-9999	R$ 30,00	999999

Ao incorporar Grupos e classes ao nosso fluxo possibilitamos primeiramente a padronização dos lançamentos, viabilizando a utilização de filtros gerando resumos que possibilitam identificar nossos maiores custos .

Este artifício pode ser utilizdo também no lançamento do “motivo” inserindo respostas  padronizadas que combinadas a filtros possibilitam obter com facilidade uma gama de informações necessárias para possibilitar uma decisão mais acertiva.

Vejamos agora como o concento de pareto aplicado na hierarquia criada pode ser util, partindo dos grupos vamos imaginar que estes grupos fecharam em determinado período com os seguintes custos:

Combustíveis	Materiais	Alimentação
R$   24.500,00	R$   45.000,00	R$   12.500,00

Aplicando um gráfico de pareto obteremos o seguinte gráfico:

Com a hierarquia criada poremos identificar no nível abaixo se estes custos foram com Ferramentas, Equipamentos ou Materiais de Aplicação e assim cada nivel incrementado possibilita uma melhor identificação do problema.

Procure não utilizar Grupos ou Classes muito abrangentes como “Diversos” ou “Outros” pois assim você estará generalizando os lançamento e facilitando a vida de quem irá lançar pois na dúvida tudo vai para este grupo de com isso perde-se toda a ideia de controle proposta.

O conceito esta ai, esta chegando a hora de aplica-lo primeiramente no excel, mas este assunto abordaremos mais adiante, pois vamos refinar ainda mais nosso fluxo e posteriormente aplicaremos estes recursos em um arquivo do excel passo a passo.