Programação - Backlog

Publicação 024

Backlog é o tempo que uma equipe deve trabalhar para concluir todos os serviços pendentes, com toda a sua força de trabalho, e se não forem adicionadas novas pendências durante a execução dos serviços.

Conhecer o backlog e trabalhar para minimizá-lo é de fundamental para a gerência da programação das atividades planejadas para execução. Este indicador momentâneo resulta o tempo, em dias, que a equipe disponível possui para concluir todas as atividades pendentes na carteira de serviços. Tais atividades são resultado do acúmulo de tarefas programadas e não executadas, gerando um passivo que deve ser eliminado no decorrer dos dias.

Uma analise do backlog fornece uma visão ampla das condições atuais do empreendimento, um valor alto pode indicar um quadro de pessoal insuficiente ou uma elevada taxa de reprogramação em ambos faz-se necessário controlar, identificar e corrigir a anomalia, minimizando o backlog.

Para acharmos o backlog precisaremos do planejamento de recursos humanos por categoria (soldador, mecânico e etc.) e o tempo de execução de cada atividade inclusa em nosso backlog. Feito isso obteremos o H.h. necessário para cada atividade por categoria de profissional.

Agora precisamos conhecer nosso H.h. disponível, obtemos este valor multiplicando a quantidade de profissionais, por categoria, pelo numero de horas trabalhadas/dia.

Agora podemos calcular nosso backlog as seguinte forma:

Total de horas requerido / Total de horas disponíveis

Evite tratar atividades corretivas, preventivas e preditivas no mesmo cálculo bem como as áreas de atuação ou disciplinas.

Mas vamos a prática.

Vamos imaginar a seguintes situação, verificar o backlog da equipe de lubrificação:

Primeiro vamos listar as atividades pendentes, digamos que existam 3 atividades que não foram executadas e estão gerando um passivo para a programação.

A primeira atividade leva 3 horas para execução e necessita 2 lubrificadores. Nosso H.h. necessário é de 3 x 2 = 6H.h.

A segunda atividade leva 8 horas para execução e necessita 2 lubrificadores. Nosso H.h. necessário é de 8 x 2 = 16H.h.

Por fim a terceira atividade leva 4 horas para execução e necessita 1 lubrificador. Nosso H.h. necessário é de 4 x 1 = 4H.h.

Nosso H.h. requerido será a soma de todos os H.h.´s necessários, ou seja 6 + 16 + 4 = 26 H.h.

Agora precisamos verificar nosso H.h. disponível. Supondo que nosso quadro conte com 2 lubrificadores e nossa jornada de trabalho é de 8 horas.

Nosso H.h. disponível é de 8 x 2 = 16 H.h

Portanto nosso backlog será de:

Backlog = Total de horas requerido / Total de horas disponíveis

                Backlog = 26 / 16

                Backlog = 1,625 dias

Que podemos arredondar para 2 dias, que é o tempo necessário para sanar as pendências listadas.

Incluir tarefas do backlog na programação diária respeitando a carga prevista sem sobrecarregar a programação em detrimento das atividades já programadas é uma das alternativas para reduzir o backlog sem prejuízo para as programações já determinadas.

Controle de Programação

Publicação 017

Programação

Dando continuidade no assunto programação, irei abordar outro lado que para muitos é o mais prático para lançar um formulário de programação, a utilização do Project para esta finalidade.

Abordarei o uso do Project 2007, para muitos planejadores esta é a modalidade preferida para emitir uma programação a suas equipes de execução pois é retirada diretamente do cronograma em prática e realmente esta modalidade facilita em muito tal emissão, porém a opção de escolha fica a critério de quem esta a frente desta tarefa.

Partiremos do cronograma abaixo:

Estamos exibindo todas as atividades do cronograma neste modo de exibição (Grafico de Gantt) porém nossa necessidade é listar as tarefas previstas para o dia 23/5/2011, para isso clique no menu Projeto > Filtro para: > AutoFiltro

Note que surgiram pequenas setas no cabeçalho das colunas.

Primeiramente clique sobre a seta da coluna Início, irá abrir uma caixa de combinação com vários itens a selecionar, selecione a opção “Personalizados...”, note que existem outras predefinições que podem ser utilizadas inclusive uma que atende a nossa intenção porém vamos utilizar a opção “Personalizados...” pois assim teremos subsídios para entender e aplicar em outros momentos esta opção.

Na tela que surgiu selecione a opção Início e a opção “é igual a” e na caixa de combinação da direita digite 23/05/2011

Sua tela deve ficar igual a imagem abaixo:

Depois clique em “Ok”, como resultado seu cronograma irá ficar com a seguinte formatação:

Este formato pode ser utilizado como formulário de programação e utilizando outros filtros podemos extrair mais modelos customizando nosso formulário de acordo com a nossa necessidade.

Deixo aqui um link explicando como Aplicar um filtro a um modo de exibição no Project 2007no Project 2007.

Controle – Diagrama de Pareto ou Curva ABC

Publicação 012

Diagrama de Pareto ou Curva ABC, é baseada no teorema do economista Vilfredo Pareto, que num estudo sobre a renda e riqueza observou que uma pequena parcela da população, 20%, concentrava a maior parte da riqueza, 80%.

Diagrama de pareto é um gráfico de barras que ordena a frequencia de ocorrencias, permitindo uma melhor visualização dos problemas mais crônicos, de posse desta forma de apresentação a intervenção nos problemas que ocorrem com maior frequencia

Mas vamos aos exemplos práticos, vou utilizar 2 exemplos utilizando post´s anteriores e áreas diferentes.

Exemplo 1

Lembrando da publicação 002 que falava sobre DDS, supondo que no formulário de DDS exista um campo para avaliação do tema, após 5 dias de avaliação foram registrados os seguites números:

	Segunda	Terça	Quarta	Quinta	Sexta
	Saúde Mental	Esforço Físico	Arco Elétrico	Máquinas Rotativas	Cinto de Segurança
Péssimo	2	0	13	5	1
Ruim	4	1	0	4	2
Bom	1	10	2	2	2
Otimo	8	4	0	4	10
	15	15	15	15	15

Novamente podemos gerar um gráfico que irá demonstar qual o nosso maior problema na execução da programação lançada.

E esta lá o item Material destoando dos demais!

Este modelo pode ser aplicado a qualquer área seja ela R.H. onde podemos identificar os motivos de faltas, motivo das demissões e assim por diante.

A utiização de modelos assim facilitam a visualização dos indices podendo agilizar uma tomada de decisão ou identificar determinados padrões dentro da organização.

Controle de programação

Publicação 010

Retornando ao post exibido em 3/5/2011 irei tecer alguns comentários que respondem a algumas dúvidas e questionamentos sobre o assunto, conforme mencionei no início do tópico não me ative a detalhes de planejamento, porém tal tópico refere-se a um passo posterior ao planejamento, ou seja existe uma série de outras atividades que antecedem a emissão de tal documento são eles:

                        - Planejamento das atividades

                        - Planejamento de recursos

                        - Revisão com a supervisão

Somente após estas atividades que obteremos a programação diária, semanal ou mensal, ou seja primeiramente devemos saber oque fazer e porque fazer naquele momento, ter o controle sobre as atividades.

O formulário de programação ou “Folha Tarefa” define as atividades e metas a cumprir, porém dependendo do foco da atividade pode-se resumir ou ampliar o horizonte de informações, não confundir folha tarefa com Ordem de Serviço, embora muito próximas cada uma tem seu objetivo e já presenciei casos onde ambas eram aplicadas.

Uma ordem de serviço ou “O.S.” é um documento oficial, com numeração própria refere-se ao ato de expedir determinações que serão executadas, contemplando um volume maior de informações, já a folha tarefa reúne dados mais simples e com o objetivo de controle.

Pode-se aplicar a folha tarefa no nível de supervisão e emitir as ordens de serviço individuais para o executante.

Reforço a existência de atividades anteriores a emissão da programação, priorize estas atividades pois só assim a programação será algo concreto e assertivo, quando este documento cai em descrédito pelos executantes todo o sistema fica fragilizado, com isso as próximas programações serão ignoradas pela execução levando a falta de confiança no setor de planejamento.

Este tipo de atitude compromete os prazos e o comprometimento, já presenciei casos onde o planejamento emitia uma programação e esta era simplesmente ignorada pela execução, a solução foi trazer a execução para próximo ao planejamento aferindo a programação antes da próxima emissão, esta atitude reduziu as reclamações e críticas sobre a programação emitida e comprometeu a supervisão quanto da execução das atividades programadas e estabelecendo um vínculo com o planejamento.

Mas vamos continuar neste ritmo um passo de cada vez, aumentando nosso horizonte.

Controle de Programação

Publicação 003

Controle de Programação

Gostaria de abrir este tópico devagar sem exageros nem ater-me a detalhes de planejamento e seu ciclo, gostaria apenas expor a importância de se criar subsídios que auxiliem não só o executante quanto ao planejamento e programação, uma ferramenta que consiga expor dados de valia para estes três segmentos sem torna-se um fardo diário, torna a vida destes setores mais fácil e agiliza o processo.

Partindo deste ponto iniciarei falando sobre itens que devemos controlar, irei compondo nosso “formulário” de programação aos poucos vamos incorporando recursos e adicionando detalhes que podem auxiliar na sua receita própria pois cada empreendimento ou setor tem sua demanda e suas peculiaridades.

Devemos informar as atividades, listando-as juntamente com o grau de prioridade, esta visualização auxilia o executante, pois define a ordem que deve seguir e prioridades de execução. Podemos incrementar este bloco incluindo os recursos estimados ou o H.h. planejado para esta atividade

Lembro que para gerar uma boa programação devemos de alguma forma obter a resposta do campo quanto à execução das atividades programadas

Podemos incluir campos na programação para que o executor rapidamente informe o andamento no final do dia, assim podemos gerar índices de produtividade, pontuar impactos negativos no andamento e obter índices para a tomada de decisão. Incluir um pequeno check list na atividade pode ser um caminho para extrair estas informações questionando o andamento, recursos utilizados, se não foi executado, por quê?

Alguns problemas mais freqüentes como Clima, Falta de material, Falta de mão de obra e outros já podem constar no check list pois facilita a posterior compilação destes índices. Podemos refinar nossa programação conforme demonstra o exemplo podendo reduzir ou ampliar o horizonte, como comentei anteriormente esta variação depende do grau de monitoramento que desejamos porém deve-se ter cuidado com os exageros pois não podemos engessar o processo ou torná-lo moroso.

Deixo aqui uma pequena sugestão de para este formulário, conversaremos mais sobre este assunto e conto com a ajuda dos leitores para melhorar este formulário, semana que vem conversaremos mais sobre este assunto e incrementaremos nosso formulário.